10 cách quản lý nhóm toàn cầu thành công

10 cách quản lý nhóm toàn cầu thành công

Mục lục
10 cách quản lý nhóm toàn cầu thành công

1. Tăng cường giao tiếp
2. Sử dụng các nền tảng chung
3. Lên lịch để nói chuyện với toàn bộ nhóm
4. Xây dựng kết nối
5. Cung cấp tài nguyên cho tất cả các thành viên
6. Tạo hệ thống quản lý dự án
7. Xây dựng lòng tin
8. Xử lý và giải quyết các khác biệt về văn hóa
9. Chấp nhận trở ngại
10. Luôn nắm bắt mọi thứ
    Tóm tắt

Ngày càng nhiều doanh nghiệp dựa vào lực lượng lao động đa dạng về mặt địa lý để phát triển trong nền kinh tế toàn cầu ngày nay. Họ tập hợp và quản lý một đội ngũ toàn cầu kết hợp kinh nghiệm chức năng toàn cầu tuyệt vời nhất với kiến ​​thức chuyên sâu, sâu rộng về các thị trường triển vọng nhất. Do đó, họ được hưởng lợi từ sự đa dạng quốc tế bằng cách tập hợp những người từ nhiều nền văn hóa với nhiều kinh nghiệm làm việc và quan điểm về các vấn đề chiến lược và tổ chức. Tất cả những điều này giúp các tập đoàn đa quốc gia cạnh tranh trên thị trường kinh tế toàn cầu ngày nay.

Khi mọi người đều làm việc tại địa phương và mọi người cùng chia sẻ không gian văn phòng, thì việc hình thành một nhóm làm việc thành công đã đủ khó khăn rồi. Tuy nhiên, khi các thành viên trong nhóm đến từ nhiều quốc gia và nhiều nền tảng chức năng khác nhau và hoạt động ở những nơi riêng biệt, thì việc giao tiếp có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ, có thể nảy sinh hiểu lầm và sự hợp tác có thể nhanh chóng chuyển thành sự ngờ vực. Những nhân viên và đồng nghiệp làm việc từ xa đến từ nhiều nền tảng khác nhau đã trở nên ngày càng phổ biến trong những năm gần đây và chỉ tăng mạnh kể từ khi đại dịch bắt đầu.

Điều này ngụ ý rằng các nhà quản lý cần quản lý một nhóm toàn cầu và chịu trách nhiệm lãnh đạo các nhóm người có nhiều nền tảng chuyên môn cũng như văn hóa, địa điểm và đạo đức nghề nghiệp khác nhau. Quản lý lực lượng lao động toàn cầu hiệu quả cần có khả năng lãnh đạo và giao tiếp đặc biệt, cũng như hiểu biết sâu sắc về sự khác biệt văn hóa. Giao tiếp, thúc đẩy và tôn vinh nhóm của bạn một cách hiệu quả đòi hỏi thời gian, sự hiểu biết và nỗ lực. Những điều tuyệt vời sẽ xảy ra khi bạn chào đón sự đa dạng và trao quyền cho mọi người trong toàn bộ lực lượng lao động toàn cầu của mình.

Hiểu và áp dụng các kỹ thuật làm việc chuyên nghiệp của các nền văn hóa khác nhau là điều cần thiết để xây dựng và quản lý một nhóm toàn cầu. Nhưng đó là một nhiệm vụ đầy thách thức.

10 cách quản lý nhóm toàn cầu thành công
Các nhóm toàn cầu không phải là điều gì mới mẻ, nhưng những trở ngại khi làm việc với một nhóm địa lý rộng lớn liên tục thay đổi và gia tăng. Sau đây là 10 gợi ý có thể giúp thu hẹp khoảng cách khi làm việc trong một nhóm đa dạng về mặt địa lý và văn hóa.

1. Tăng cường giao tiếp
   Giao tiếp thường xuyên và thường xuyên là một bước quan trọng để quản lý một nhóm toàn cầu. Các cuộc họp nhóm trực tuyến được lên lịch thường xuyên là một cách để duy trì kết nối và truyền đạt thông tin rõ ràng cho tất cả các thành viên trong nhóm. Các cuộc họp cũng mang đến cơ hội có giá trị cho các thành viên trong nhóm trao đổi thông tin theo thời gian thực, thông báo cho nhân viên về các diễn biến của tổ chức, theo dõi tiến độ, làm rõ những thắc mắc, xác định các lĩnh vực đang gặp vấn đề, v.v.
   Điều quan trọng nữa là phải nhận ra sự khác biệt về múi giờ. Thiết lập một quy trình hoặc hệ thống cho phép những người ở các múi giờ khác nhau có thể hiểu nhau. Điều này cũng sẽ giúp tránh cảm giác mất kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ: Bạn có thể lên lịch nhận email khi thành viên trong nhóm của bạn bắt đầu làm việc hoặc bạn có thể ấn định thời gian trong ngày hoặc tuần để gọi điện video cho toàn bộ nhóm. Khi nói đến việc tối đa hóa năng suất và sự hợp tác của nhóm, việc lựa chọn đúng kênh truyền thông và thiết lập thói quen và văn hóa là rất quan trọng.
2. Sử dụng các nền tảng chung
   Hợp tác hiệu quả là yếu tố quan trọng quyết định thành công hay thất bại của các sáng kiến ​​toàn cầu; do đó, các nhóm phải có khả năng giao tiếp và tương tác nhanh chóng và hiệu quả. Làm việc trên cùng một nền tảng và sử dụng cùng một công cụ, sử dụng cùng một lịch và thời gian biểu, và giao tiếp qua cùng một kênh đều là một phần của điều này.
   Bạn cũng có thể sử dụng các nền tảng để giúp nhóm cộng tác tốt hơn và duy trì kết nối bất kể họ ở đâu và vào thời gian nào. Khi nói đến quản lý và theo dõi dự án, điều quan trọng là mọi người đều có cùng quan điểm và có thể xem mọi thứ theo thời gian thực.
3. Lên lịch để nói chuyện với toàn bộ nhóm
   Các cuộc họp nên được coi là cơ hội quan trọng để cộng tác. Vì thời gian chung của bạn sẽ có hạn, hãy tận dụng tối đa bằng cách làm việc trên một dự án chung hoặc phân tích các khái niệm hoặc ý tưởng. Để tận dụng tối đa các khung thời gian này, hãy tạo một khuôn khổ và phân phối chương trình nghị sự để nhân viên có thể đến nơi đã chuẩn bị sẵn sàng. Sử dụng các ứng dụng như Zoom, Google Meet hoặc các nền tảng hội nghị trực tuyến tương tự. Khuyến khích mọi người bật camera video để bạn có thể nhìn thấy nhau. Tương tác trực tiếp qua mạng có thể tăng cường sự gắn kết trong nhóm.
4. Xây dựng kết nối
   Tạo cộng đồng ảo khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp xuyên văn hóa. Sự trao quyền cho nhóm nên được nuôi dưỡng và mở rộng, bằng cách đưa bản thân bạn vào bất cứ điều gì bạn và nhóm của bạn quyết định làm. Nhiều kết nối với công ty có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành vi. Sau đó, để giữ cho các thành viên trong nhóm của bạn được tổ chức, gắn kết và năng suất, hãy tận dụng công nghệ và các công cụ cộng tác.

Nhân viên làm việc tại văn phòng thường có trải nghiệm khác với những người làm việc ở các địa điểm xa. Mặc dù bạn muốn nhân viên kết nối với văn hóa chung của công ty, nhưng bạn cũng muốn cung cấp cho mỗi khu vực cơ hội thiết lập kết nối và truyền đạt văn hóa nhóm riêng của mình. Tính quốc tế là một thành phần quan trọng của trải nghiệm làm việc. Nó rất thú vị và đại diện cho nhóm của bạn, tôn vinh nền văn hóa độc đáo của từng khu vực.

5. Cung cấp tài nguyên cho tất cả các thành viên
   Cung cấp hỗ trợ cho các đồng nghiệp toàn cầu bằng cách chia sẻ các tài nguyên mà họ cần để thành công. Nếu cần, hãy cung cấp các lớp đào tạo ngôn ngữ có thể thu hẹp khoảng cách giao tiếp hoặc mạng nội bộ xã hội nơi các đồng nghiệp đa quốc gia có thể truy cập các mô-đun học tập và trao đổi chuyên môn.
6. Tạo hệ thống quản lý dự án
   Tạo hệ thống quản lý dự án và tận dụng tối đa. Bạn có thể muốn quản lý mọi thứ qua email nếu bạn làm việc với một nhóm nhỏ, nhưng điều này khá rủi ro. Hệ thống quản lý dự án hữu ích để quản lý các nhóm toàn cầu vì chúng giúp sắp xếp tài liệu và thông tin liên lạc vào các dự án, giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Chúng cũng hỗ trợ việc sắp xếp và lưu trữ dữ liệu được chia sẻ. Nếu bạn chỉ sử dụng email để điều hành doanh nghiệp của mình, thông tin liên lạc có thể bị mất trong email.
7. Xây dựng lòng tin
   Khi các thành viên trong nhóm của bạn có thể nói chuyện một cách trung thực và hiểu được lý lẽ của người khác, các nhóm toàn cầu sẽ hoạt động tốt. Là một trưởng nhóm, hãy thiết lập văn hóa nơi làm việc, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi cởi mở và trung thực với quản lý và các thành viên trong nhóm. Giao tiếp tự phát, không theo cấu trúc là một kỹ thuật tuyệt vời để khuyến khích đối thoại tự nhiên.

Đặt câu hỏi về các chủ đề quan trọng đối với nhóm của bạn và sử dụng điều này như một cơ hội để hiểu rõ hơn về nhóm của bạn. Tạo môi trường tin cậy khi mọi người cảm thấy thoải mái khi nói chuyện một cách trung thực. Điều này thúc đẩy môi trường mà mọi người thoải mái hơn khi đưa ra phản hồi, chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng và chia sẻ thông tin và ý tưởng.

8. Xử lý và giải quyết những khác biệt về văn hóa
   Bắt đầu bằng cách trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn để hiểu rõ hơn về nhiều nền tảng văn hóa mà nhóm của bạn đại diện. Xác định cách những khác biệt này có thể ảnh hưởng đến mọi người tham gia và cách chúng có thể cung cấp thông tin về những cách làm việc thay thế. Tạo ra một môi trường tích cực cho những cuộc thảo luận này có thể giúp bạn hiểu sâu hơn về các yêu cầu văn hóa khác nhau.
9. Chấp nhận những trở ngại
   Những thứ gây mất tập trung, chẳng hạn như tiếng chó sủa, tiếng hàng xóm ồn ào hoặc tiếng máy giặt, có thể làm suy yếu đáng kể khả năng tập trung và tạo ra công việc chất lượng cao của một thành viên trong nhóm làm việc từ xa khi làm việc tại nhà. Hãy cân nhắc cung cấp một lựa chọn thay thế cho nơi làm việc, chẳng hạn như không gian làm việc chung trong khu vực của họ, để thúc đẩy hiệu quả. Điều này sẽ cung cấp cho họ một môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay cả khi họ không ở cùng thành phố với những người còn lại trong nhóm. Điều này cũng có thể khuyến khích việc kết nối mạng tự phát, có thể thúc đẩy năng suất đáng kể.
10. Luôn theo dõi mọi thứ
    Đặc biệt trong trường hợp của một nhóm toàn cầu, hãy cố gắng theo dõi những thứ đòi hỏi sự chú ý cá nhân của bạn, chẳng hạn như phản hồi. Điều này sẽ đảm bảo rằng các thành viên khác trong nhóm không lãng phí thời gian chờ đợi phản hồi của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo theo dõi email của bạn thay vì để tin nhắn chất đống trong hộp thư đến của bạn. Điều này sẽ chỉ cải thiện hiệu quả và tránh sự thất vọng giữa các thành viên trong nhóm.

Tóm tắt
Nếu bạn đang quản lý một nhóm toàn cầu trong nền kinh tế ngày nay, đôi khi có vẻ hơi quá sức, nhưng phần thưởng vượt xa các vấn đề. Tập trung vào việc khuyến khích sự hợp tác, đổi mới và cuối cùng là năng suất. Đó là cách để quản lý một nhóm toàn cầu thành công. Bạn có thể dẫn dắt nhóm toàn cầu của mình đến thành công một cách hiệu quả bằng cách giao tiếp thường xuyên và có ý nghĩa cùng các nguồn lực phù hợp.